Keli pastarieji metai lėmė hibridinio bendravimo atsiradimą ir įsigalėjimą darbo rinkoje. Šio reiškinio priežastys akivaizdžios – pandemijos laikotarpiu technologijos tapo vienu svarbiausių resursų, leidžiančiu tęsti pradėtus darbus ir studijas bei palaikyti ryšį su kolegomis. 

Įsigalėjusi iš būtinybės, nuotolinio darbo sąvoka išlieka aktuali ir pasauliui grįžus į įprastas kasdienybės vėžes. Skirtumas tas, kad šiandien darbuotojai labiausiai vertina galimybę derinti fizinį darbą biure bei nuotolinį, iš pageidaujamos lokacijos. Vadinamasis hibridinis darbo formatas leidžia lanksčiau planuotis dienotvarkę, bet tuo pačiu ir neprarasti ryšio su kolegomis bei nuolat užčiuopti vidinį įmonės pulsą. Pastarųjų metų tyrimai tvirtina, kad net 60% darbo rinkoje dalyvaujančių žmonių pirmenybę teikia būtent hibridinio darbo tipui. 

Suvokdamos savo darbuotojų prioritetus, kompanijos taip pat imasi iniciatyvos. Siekdamos prisitaikyti, tačiau visgi nustatydamos ir tam tikras hibridinio darbo taisykles (susirinkimams dedikuota savaitės diena, 3 + 2 formulė bei kt.), įmonės stengiasi patobulinti darbo sąlygas biure ir tikisi aktyvesnio darbuotojų sugrįžimo. Taikomos įvairios strategijos veikia, bet nepaneigia vienos svaraus argumento: kartais nuotolinė komunikacija tiesiog efektyviausias būdas bendradarbiauti. Ji leidžia ženkliai sumažinti tiek finansinius, tiek ir laiko resursus, skatina taip vertinamą lankstumą bei idealiai prisitaiko prie globalizacijos įtakojamos verslo aplinkos. Tyrimai rodo, jog net 29% ateities susirinkimų bus įgyvendinami būtent hibridiniu metodu: vieniems dalyvaujant fiziškai, kitiems jungiantis internetinių platformų pagalba. 

Ir nors hibridinių susitikimų formatas kelia tam tikrų iššūkių, visgi remdamiesi patirtimi, jau mokame prisitaikyti ir galime užtikrinti jo sėkmę. 

Planavimas

Hibridinis ar ne, sėkmingas susirinkimas reikalauja tam tikro pasiruošimo. Priklausomai nuo susitikimo pobūdžio, turėtume pasirinkti ir jo formatą. Ne paslaptis, jog vieni hibridiniai susibūrimai veikia, o kiti tiesiog ne. Štai pavyzdžiui pasidalinimas naujausia informacija, išvadų pateikimas ar tam tikros probleminės situacijos sprendimas – tai temos, kurios nereikalauja didelio visų dalyvių įsitraukimo, todėl kuo puikiausiai gali būti aptariamos susitikus tiek nuotoliu, tiek ir mišriuoju būdu.

Kitą vertus, įvairiausios dirbtuvės, mentorystės, idėjų generavimo sesijos, komandą suburiančios veiklos yra be galo priklausomos nuo emocijų bei patyrimų. Jų tikslas vystyti tarpusavio ryšius, bendradarbiauti, todėl jei tik yra galimybė, turėtų būti rengiamos gyvai. Be abejo, jei nuotolinis dalyvavimas yra vienintelė įmanoma forma, tai neturėtų sutrukdyti apskritai organizuoti tokias komandines veiklas. 

Esminiai sėkmingų hibridinių susirinkimų organizavimo principai:

Remdamiesi HAWORTH INTERNATIONAL IDEATION komandos tyrimais bei patirtimi pateikiame svarbiausius hibridinių susitikimų organizavimo principus, leidžiančius mėgautis teigiama patirtimi, tiek organizuojant, tiek ir dalyvaujant. 

Ištekliai

Būtina iš anksto pasirūpinti visomis reikalingomis priemonėmis bei darbui reikalinga medžiaga ir užtikrinti, jog visi dalyviai jas turi.

• Parenkite ir pasidalinkite susitikimo dienotvarke.
• Paruoškite ir pasidalinkite išsamia prisijungimo instrukcija bei internetinės susitikimų platformos įrankių valdymo gairėmis: ekrano pasidalijimas, virtuali lenta užrašams bei kt. Negalvokite, jog žmonės turbūt jau visą tai žino, tiesiog pasirūpinkite, kad susitikimo metu iškiltų kuo mažiau techninių klausimų ar nesklandumų.
• Įsitikinkite, jog visi dalyviai turi priėjimą prie vaizdinės ar informacinės medžiagos ir ji pateikiama jiems priimtinu formatu. 
• Protokoluokite susirinkimą, pasižymėkite dalyvių pastabas ir mintis, o šiais užrašais pasidalinkite su visais po susirinkimo. 

Įsitraukimas

Jūsų užduotis – maksimaliai įtraukti visus susirinkimo dalyvius, nepriklausomai nuo jų dalyvavimo formato. Sąmoningai apgalvokite ir pasistenkite sukurti tokią bendravimo aplinką, kurioje kiekvienas jaustųsi matomas, girdimas ir svarbus.

• Apgalvokite pozityvią, susikaustymo ledus laužančią įžangą, kuri įtrauktų visus dalyvaujančius. Idealu, jei pavyktų prakalbinti kiekvieną atskirai ir įkvėpti pasitikėjimo vokaliai reikšti savo mintis ir susirinkimo metu. 
• Identifikuokite dalyvaujančių asmenų kultūrinį kontekstą ir adaptuokite susirinkimo naratyvą. Jei nežinote ar nesate tikri, kas priimtina, o kas ne skirtingų kultūrų atstovams, tiesiog pasiteiraukite iš anksto. Svarbu, jog visi dalyviai jaustųsi gerbiami.
• Ypatingą dėmesį skirkite dalyvaujantiems nuotoliniu būdu, pasistenkite juos įtraukti į bendrą diskusiją kreipdamiesi tiesiogiai vardu. 
• Pasirūpinkite, jog viso susirinkimo metu dalyviai turėtų galimybę bendrauti ne tik balsu, bet ir tekstinėmis žinutėmis, nuolat stebėkite susirašinėjimą ir reaguokite į naujausią informaciją ar užklausas.
• Naudokitės virtualaus bendradarbiavimo įrankiais, leidžiančiais efektyviau dalintis vizualia informacija.
• Integruokite specialiuosius programinius įrankius, leidžiančius reikšti emocijas. Atminkite, virtualūs aplodismentai, jaustukai bei kitos priemonės padeda kurti jaukią, neįpareigojančią atmosferą, skatina įsitraukimą.
• Jei tik yra galimybė – naudokite kameras. Realus vaizdas padeda geriau suprasti kalbančiojo reakcijas, nuotaikas ar net mintis. 

Garsas

Garso kokybė bus užtikrinta tik tuomet, kai nuotoliu dalyvaujantys asmenys jausis lyg jie irgi yra susirinkimo patalpoje su kitais, o gyvai susirinkime esantys aiškiai girdės virtualiai prisijungusius kolegas.

• Prieš susitikimą įsitikinkite, kad susirinkimo erdvėje esantys mikrofonai bei garsiakalbiai funkcionuoja kokybiškai, o fone esantys garsai neužgožia bei neblaško. 
• Pristatymo metu turėkite nešiojamą mikrofoną, kurį galite perduoti klausimus užduodančiam ar komentarus pateikiančiam asmeniui. Jei mikrofonas nėra mobilus, tuomet susirinkimo vedantysis turėtų į mikrofoną pakartoti informaciją ir įsitikinti, jog nuotoliu prisijungusieji taip pat aiškiai išgirdo informaciją. 
• Kolektyvinio darbo susirinkimuose, reikalaujančiuose aktyvaus dalyvių įsitraukimo, nusistatykite esmines kalbėjimo taisykles: eiliškumas, klausimo pateikimo formatas bei kt.
• Įspėkite fiziškai dalyvaujančius susirinkime vengti šalutinių pokalbių, kurie nuotolinių būdu dalyvaujantiems kolegoms dažnai girdisi daug aiškiau nei galime įsivaizduoti.
• Paprašykite nuotoliniu būdu prisijungusių dalyvių išjungti mikrofonus ir juos įjungti, tik kalbant.

Technologijos

Kokybiškos technologijos bei funkcionuojančios vaizdo ir garso sistemos – esminės sėkmingų hibridinių susirinkimų dedamosios:

• Pasirūpinkite ir išbandykite naudojamą įrangą dar prieš susirinkimą.
• Prieš susitikimo pradžią visada atlikite garso ir vaizdo sistemos patikras. Ar visi mato ir girdi? Pagalvokite apie žmones, esančius kambario gale bei tuos, kurie dalyvauja nuotoliniu būdu.
• Rekomenduokite nuotolyje esantiems dalyviams naudoti du ekranus: vieną video transliacijai, o kitą – susirinkimo metu aptarinėjamai vaizdinei medžiagai.
• Nuotolyje esantiems kolegoms rekomenduokite naudoti ausines.
• Fizinius susirinkimus organizuokite geromis akustinėmis savybėmis pasižyminčioje erdvėje. Užuolaidos, minkšti baldai, specialūs ekranai – tai efektyviai akustiką gerinančios priemonės, kurias galima paprastai integruoti įvairiausiose erdvėse. 

Kad ir kokios patikimos, technologijos kartais genda, tad visuomet apgalvokite ir turėkite atsarginį planą. Jei jaučiate, jog susirinkimo kokybę stipriai įtakoja vienas ar kitas gedimas, nebijokite nutraukti ir perplanuoti susirinkimą. Svarbiausia mokytis iš patirtų nesėkmių ir nepamesti savojo tikslo: kokybiškas laikas visiems dalyviams, inspiracija ir bendradarbiavimas.

Straipsnio autorius: Haworth International Ideation Team   |    Šaltinis: haworth.com   |    Vertimas: Lina Paulauskaitė